दोस्तो आज के इस आर्टिकल में हम जानने वाले है कि microsoft office ko kaise use kare in hindi 



Microsoft office kya hai-

"Microsoft office एक प्रकार से परस्परसंबंधित (Interrelated) डेस्कटॉप अनुप्रयोगों (Applications) और सेवाओं का समूह है, जिसे सामूहिक रूप से ऑफिस सूट कहते हैं।" 

MS-आफिस सर्वप्रथम सन् 1989 में माइक्रोसॉफ्ट कार्पोरेशन द्वारा मैफ के लिए शुरू किया गया। 

फिर सन 1990 में विडोज के लिए प्रथम संस्करण लाया गया । MS-office 30 ऑफिस का विडोज ऑपरेटिंग सिस्टम के लिए प्रथम संस्करण था। उसके बाद MS-office 4.0 सन् 1994 आया जिनमें वर्ड 6.0, एक्सल 5.0, पावर प्वाइंट 4.0, मेल और एक्सेस था।


उसके बाद के संस्करण क्रमशः MS-office 4.3, MS-office 95, MS-office 97,MS-office 2000, MS-office XP, MS-office 2003 197 MS-office 2007 81 थे।


MS-office के अन्तर्गत मुख्यतः चार प्रोग्राम आते हैं-

  1. MS-Word 
  2. MS-Excel 
  3. MS-Power Point 
  4. MS-Access.


एम एस वर्ड (MS-Word):

एम एस वर्ड माइक्रोसॉफ्ट द्वारा विकसित वर्ड प्रोसेसर है। इसका उपयोग आजकल कई कार्यों में हो रहा है यह तक की को कम्पनी भी इसका उपयोग कर रही है और तो और इसमें अगर कोई व्यक्ति blogging karna चाहे तो वोभी इसमें बड़ी ही आसानी के साथ हो जाता है इसमें मुख्य कार्य टेक्सट या दस्तावेज को संबलित करना है। यह एक वर्ड प्रोसेसिंग पैकेज है, जिसकी सहायता से साधारण दैनिक पत्र व्यवहार से लेकर डेस्कटॉप पलिशिंग स्तर के कार्य सुविधापूर्वक किये जा सकते हैं।

इसमें परम्परागत मेन्युओं के साथ ही टूल बारों (Tool Bars) की सुविधा भी उपलब्ध है।                      जैसे-Copy-Cut-Paste, Find and Replace, फॉन्ट, ऑटो करेक्ट (Auto Correct), स्पेलिंग एड ग्रामर की जाँच करना, बुलेट्स तथा नंबरिंग (Bullets and Numbering) इत्यादि ।


माइक्रोसॉफ्ट वर्ड दस्तावेज को बनाने तथा शेयर करने के लिए शक्तिशाली उपकरण (Powerful Tools) प्रदान करता है। कोई भी दस्तावेज बनाने से पहले से वर्तमान दस्तावेज में कोई भी परिवर्तन करने के लिए एम एस वर्ड में बहुत सारे टूल्स एवं 'शार्टकट-की' वर्तमान है। अगर आप को इन short cut key के बारे में जानना है तो आप मेरे इस article को पढ़ सकते है-

 Keyboard important keys hindi 2021



माइक्रोसॉफ्ट वर्ड खोलना (how to Open Microsoft Word):

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड खोलने या आरंभ करने की दो विधियाँ हैं-

  1. Start पर क्लिक करते हैं। 
  2. Start मेन्यू खुलने पर प्रोग्राम विकल्प का चयन करते हैं।
  3. तत्पश्चात प्राप्त मेन्यू से MS-office का चयन करने उपरांत प्राप्त मेन्यू से माइक्रोसॉफ्ट वर्ड का चयन कर क्लिक करते हैं।


🔰Click on Start - Program — MS-office - MS-Word


दूलबार दृश्य होना (Viewing the Toolbar);

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में टूलबार सरल तथा आसान कार्यक्षमता प्रयोक्ता को प्रदान करता है।

टूलबार में बहुत सारे कार्यों के शॉर्टकट होते हैं जिनका उपयोग किया जा सकता है। परन्तु सर्वप्रथम हमें यह सुनिश्चित करना है कि उचित टूलबार स्क्रीन पर दिखाई दे (Visible) रहा है

टूलबार को Visible होने के लिए

1. मेन्यू बार में View पर क्लिक करते हैं

2. प्राप्त Pull down Menu में टूलबार (Toolbar) का चयन करते हैं

3. तत्पश्चात् प्राप्त मेन्यू से स्टैन्डर्ड (Standard), फारमेटिंग (Formatting) तथा ड्रॉइंग(Drawing) इत्यादि का चयन करते हैं

सभी टूलवारों की तुलना में स्टैन्डर्ड (Standard) तथा फार्मेटिंग (Formating) टूलबारों का उपयोग सबसे अधिक होता है।

  •  स्टैन्डर्ड टूलवार के अन्तर्गत न्यू (New), ओपेन (Open ,सेव (Save), स्पेलिंग और ग्रामर एवं प्रिन्ट (Print) इत्यादि टूल्स रहते हैं। फार्मेटिंग टूलबार के अन्तर्गत फान्ट नेम (Font name), फान्ट साइज (Fontsize), फान्ट स्टाइल (FontStyle) ,मार्जिन (Margin), पैराग्राफ (Paragraph) एवं बुलेटस और नम्वरिंग (Bullets and Numbering इत्यादि टूल्स रहते हैं।

यदि हम चाहें तो अन्य टूलबार का भी चयन कर सकते हैं।

नये दस्तावेज को बनाना ( how to Create a New Document):

  1. मेन्यू बार में File पर क्लिक करते हैं।
  2. प्राप्त Pull down Menu में न्यू (New) का चयन करते हैं। 
  3. खाली दस्तावेज (Blank document) बनाने के लिए Blank document का चयन करते हैं या माइक्रोसॉफ्ट में प्रदान टेम्पलेट (Templates) पर आधारित दस्तावेज बनाने के लिए अपने अनुसार चयन करते हैं।

नये दस्तावेज को सुरक्षीत रखना (Save the new Document):

  1. मेन्यू बार में फाइल पर क्लिक करते हैं।
  2. प्राप्त Pull Down Menu में Save का चयन करते हैं।
  3. संग्रहित करने के लिए स्थान या ड्राइव निश्चित करने के उपरांत फाइल को एक नाम जिसे फाइल नेम कहते हैं; देते हैं तथा OK करते हैं। माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में फाइल नेम का एक्सटेंसन DOC स्वतः लेता है। फाइल एक्सटेंशन फाइल टाइप को आइडेंटीफाई करता है।



किसी दस्तावेज के टेक्स्ट को फार्मेटिंग करने के लिए-

  1. टेक्स्ट जिसे फार्मेटिंग करना है उसे left माउस बटन द्वारा क्लिक कर पकड़े हुए (Holding down) हाईलाइट करते हैं।
  2. अपनी इच्छानुसार फिर टेक्स्ट में परिवर्तन कर सकते हैं।उसे छोटा बड़ा आदि कर सकते है अथवा उसका रंग भी बदल सकते है ।


दस्तावेज में टेबल डालना (Inserting a Table):

  1. दस्तावेज में जहाँ हम टेबल बनाना चाहते हैं वहाँ क्लिक करते हैं, जिसके फलस्वरूप कर्सर वहाँ पहुँच जाता है।
  2. मेन्यूवार से Table का चयन करते हैं।
  3. फिर Insert का चयन कर Table का चयन करते हैं।
  4. Row तथा column तय करते हैं।
  5. OK पर क्लिक करते हैं।


दस्तावेज में चित्र डालना (Inserting a Picture):

  1. दस्तावेज में जहाँ हम चित्र डालना चाहते हैं वहाँ क्लिक करते हैं।
  2.  मेन्यूवार में Insert विकल्प का चयन करते हैं।
  3. Picture विकल्प का चयन करते हैं।
  4. Clip Art या From File का चयन करते हैं।
  5. वहाँ चित्र का चयन कर Insert क्लिक करते हैं।
  6.  मेन्यूवार में Insert विकल्प का चयन कर क्लिक करते हैं।



दस्तावेज में वर्तनी की जाँच (Spell Checking in Document) :

दस्तावेज में Spelling and Grammar की गलतियों को सुधारने के लिए (Spell check) टूल का उपयोग किया जाता है। यह गलत शब्दों को अन्डरलाइन कर हमें त्रुटियाँ बताता है।

इस टूल का उपयोग करने के लिए-

  1. मेन्यूबार में Tool पर क्लिक करते हैं।
  2. Spelling and Grammer विकल्प का चयन करते हैं।


वर्ड में फाइल ऑपरेशन (File operations in Word):

 पूराना फाइल खोलना (Open an old File):

  1. मेन्यूवार के फाइल विकल्प पर क्लिक करते हैं।
  2. प्राप्त Pull down Menu के Open विकल्प पर क्लिक करते हैं। 
  3. Open dialog box खुलने पर फोल्डर (जिसमें फाइल विधमान है) का चयन करते हैं।
  4. तत्पश्चात् प्राप्त फाइलों की सूची से इच्छित फाइल का चयन कर Open बटन को क्लिक करते हैं। जिसके फलस्वरूप फाइल खुल जाती है।


 फाइल को कॉपी करना (Copy a File):

  1. मेन्यूवार के फाइल पर क्लिक करते हैं।
  2. प्राप्त Pull down Menu के Open पर क्लिक करते हैं।
  3. जिस फाइल को कॉपी करना है उस पर Right click करते हैं तथा प्राप्त शॉर्टकट मेनु से कॉपी विकल्प पर क्लिक करते हैं।
  4. जिस फोल्डर या ड्राइव में कॉपी करना है उस पर Right क्लिक करते हैं तथा फिर Paste विकल्प पर क्लिक करते हैं। एक बार में एक से ज्यादा फाइल हम चयन कर कॉपी कर सकते हैं।


 फाइल को दूसरी जगह ले जाना (Move File):

  1. मेन्यूवार के फाइल पर क्लिक करें।
  2. प्राप्त Pull down Menu के Open पर क्लिक करें।
  3. जिस फाइल को Move करना है उस पर Right click कर फिर कट (cut) पर क्लिक करते हैं।
  4.  जिस फोल्डर में Move करना है उस पर Rightclick कर फिर Paste विकल्प पर click करते हैं।


 फाइल को नया नाम देना (Rename a File):

  1. मेन्यूवार के फाइल विकल्प पर click करते हैं।
  2. प्राप्त Pull down Menu के Open पर click करते हैं।
  3. जिस फाइल को Rename करना है उस पर Right click कर प्राप्त शॉर्टकट मेन्यू के
  4. Rename विकल्प पर click करते हैं।
  5. नये नाम लिखते हैं तथा Enter दबाते हैं।
  6. नये नाम सहित या नये लोकेशन पर किसी विद्यमान फाइल को सेव करने के लिए सेव ऐज (Save As) कमांड का प्रयोग करते हैं।


फाइल को मिटाना (Delete File):

  1. मेन्यूवार के फाइल विकल्प पर click करते हैं।
  2. प्राप्त Pull down Menu के Open पर click करते हैं।
  3. जिस फाइल को मिटाना है उस पर Right click कर प्राप्त शॉर्टकट मेन्यू के Delete विकल्प पर click करते हैं।

 

अंडू तथा रिडू (Undo and Redo):

  • स्टैंडर्ड टूलवार के Undo के बाद अंकित छोटे से तीर के निशान पर click करते हैं तो तुरंत हाल में किये गये कार्यों की सूची देता है जिसे Undo कर सकते हैं।
  • जिस कार्य को हमने Undo किया है वो सही नहीं है तो स्टैंडर्ड टूलवार में Redo पर क्लिक कर पूर्वावस्था में आ सकते हैं।


फाइल को प्रिन्ट करना (Print File):

  1. मेन्यूवार के फाइल विकल्प पर क्लिक करते हैं।
  2. प्राप्त Pull down Menu के Print विकल्प पर क्लिक करते हैं।
  3. प्राप्त Dialog विंडो में इच्छित सूचना भर कर प्रिन्ट प्राप्त करते हैं।


एम एस वर्ड में टेक्स्ट ऑपरेशन (Text Operations in MS-Word) : 

एम एस वर्ड में पहले से वर्तमान दस्तावेज में कोई भी टेक्सट आपरेशन या टेक्सट में कोई भी परिवर्तन करने के लिए एडिट (Edit) मेन्यू का उपयोग करते हैं इसे एडिटिंग करते समय यूजर 'स्क्रीन और प्रिन्टेड फार्म' दोनों में पेज पर दिखते टेक्सट में परिवर्तन करता है।

 टेक्स्ट को ढूँढ़ना (Find):

  1.  Edit मेन्यू से Find पर क्लिक करते हैं
  2.  फिर Find what बॉक्स में जिसे ढूँढना है उस टेक्स्ट को लिखते हैं।
  3.  Find Next पर क्लिक करते हैं।

टेक्स्ट को Find and Replace करना :

  1.  Edit मेन्यू से Replace पर क्लिक करते हैं। 1
  2. Find what बॉक्स में जिस टेक्स्ट को हटाना है वह लिखते हैं।
  3.  Replace with बॉक्स में जिस टेक्स्ट से हटाना है वह लिखते हैं।
  4.  Find next पर क्लिक करते हैं, तब Replace या Replace All पर क्लिक करते हैं।

टेक्स्ट का case में परिवर्तन करना (Change Case) 

  1. किसी टेक्स्ट के Case को Upper case (Capital letter), Lower case (Small letter) या टाइटल के Case में परिवर्तन किया जा सकता है।
  2. जिस टेक्स्ट का Case में परिवर्तन करना है उसे Select करते हैं।
  3. मेन्यूवार के Formet पर क्लिक करते हैं।
  4. Change case विकल्प पर क्लिक कर इनमें से कोई एक का चयन करते हैं-

  1. Sentence Case- वाक्य के प्रथम अक्षर को बड़ा तथा अन्य सभी को छोटा रहने देता
  2. Lower Case- सभी अक्षरों को Small letter में परिवर्तित करता है।
  3. Upper Case - सभी अक्षरों को Capital letter में परिवर्तित करता है।
  4. Title Case- वाक्य के प्रथम अक्षर को Capital letter में परिवर्तित करता है।
  5. Toggle Case - यह Capital letter में लिखे टेक्स्ट को Small letter में तथा Small letter में लिखे टेक्स्ट को Capital letter में परिवर्तित करता है।


हेडर तथा फूटर बनाना (Create a Header or Footer) :

  1. View मेनु से Header and Footer पर क्लिक करते हैं।
  2. हेडर बनाने के लिए हेडर एरिया में टेक्स्ट या ग्राफिक्स डालते हैं या हेडर और फूटर टूलबार के बटन पर क्लिक करते हैं।

• Insert Page Number पृष्ठ में नंबर देता है।

• Insert Date वर्तमान तिथि देता है।

• Insert time वर्तमान समय देता है।

• Insert No. of Pages पृष्ठ की संख्या देता है।

फाइल नाम या Authors नाम देने के लिए Insert Auto text क्लिक करते हैं।

  1. फूटर बनाने के लिए Switch between header and footer पर क्लिक करते हैं।
  2. Step 2 दुहराते हैं।
  3.  जब हेडर तथा फूटर बन जाता है तो Close पर क्लिक कर बाहर आ जाते हैं।


क्लिप आर्ट से चित्र को अपने दस्तावेज में लाना (Insert a picture from the Clip Art) :

  1. जहाँ क्लिप आर्ट लगाना है उस स्थान पर क्लिक कर कर्सर ले जाते हैं।
  2. ड्राइंग टूलबार में Insert Clip Art पर क्लिक कर चित्र पर क्लिक करते हैं।
  3. क्लिप गैलरी का उपयोग होने के बाद (x) close बटन जो Clip Art Gallery के टाइटल बार में आता है उसपर क्लिक करते हैं।